Do załatwiania spraw związanych z ZUS, w tym do profilu płatnika na Platformie Usług Elektronicznych (PUE), przedsiębiorąca może upoważnić inną osobę, np. księgową lub pracownika biura rachunkowego. Warto tu skorzystać z gotowego formularza PEL, który gotowy do wypełnienia i wydruku można znaleźć na stronie zus.pl (zakładka Wzory formularzy). W wersji elektronicznej jest on dostępny na PUE. Pełnomocnictwo można złożyć do ZUS w formie: elektronicznej – mocodawca wysyła dokument przez PUE po przejściu w zakładkę płatnik lub ubezpieczony, albo papierowej – pocztą bądź osobiście. Należy pamiętać, żeby wskazać adres do korespondencji. Inaczej pisma będą trafiać do miejsca zamieszkania pełnomocnika, a nie do jego siedziby.
Pełnomocnictwo, które jest składane elektronicznie można podpisać: profilem zaufanym, podpisem osobistym (e-dowodem) lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeśli płatnikiem składek jest spółka, która ma wielu przedstawicieli, którzy wspólnie muszą udzielać pełnomocnictwa, to do formularza PEL należy dołączyć załącznik PEL-Z. Załącznik musi być podpisany przez wszystkich przedstawicieli spółki.
Na PUE można nadać pełnomocnictwo do załatwiania wszystkich spraw w ZUS. To oznacza, że pełnomocnik będzie miał dostęp do pełnych danych płatnika składek. Dotyczą one m.in. rozliczeń, korespondencji, zwolnień lekarskich czy osób zgłoszonych do ubezpieczeń. Dostęp do danych w roli płatnika można ograniczyć. Wówczas osoba upoważniona będzie miała dostęp tylko do wybranych informacji – do korespondencji (a nawet do konkretnego typu wniosków) lub jedynie do zwolnień lekarskich. Informację o ograniczeniu pełnomocnictwa można podać na formularzu PEL. Aby ograniczyć wcześniej udzielone pełnomocnictwo, wystarczy ponownie wypełnić formularz PEL i wskazać nowy zakres. W takiej sytuacji nie trzeba dodatkowo odwoływać wcześniej udzielonego pełnomocnictwa.
Dostęp do roli płatnika może mieć nieograniczona liczba osób. Warto jednak mieć na uwadze, jakie dane znajdują się na PUE ZUS. Profil płatnika na PUE ZUS może udostępnić płatnik składek lub pełnomocnik, który ma uprawnienia do substytucji pełnomocnictwa.
Gdy zmienia się osoba odpowiedzialna za kontakt z ZUS, przedsiębiorca powinien odwołać nieaktualne już pełnomocnictwo. Często jednak jest to zaniedbywane. Powoduje to sytuacje, gdy płatnik składek ma przypisane do swojego profilu ZUS pełnomocnictwa dla kilku osób, niekiedy z różnych biur, z którymi prawdopodobnie od dawna nie współpracuje.
Przedsiębiorca może na PUE sprawdzić, kogo upoważnił do kontaktu z ZUS. Informacje o udzielonych upoważnieniach znajdzie w zakładce „Ustawienia”. Pełnomocnictwa może też zweryfikować przy okazji wizyty w placówce.
Pełnomocnictwo może odwołać mocodawca, ale może to zrobić również pełnomocnik. Odwołanie pełnomocnictwa można przekazać w formie papierowej do placówki ZUS lub w formie elektronicznej – przez PUE ZUS. Najlepiej skorzystać z gotowego formularza PEL-O. Jeśli odwołanie pełnomocnictwa dotyczy spółki, która ma wielu przedstawicieli, do PEL-O trzeba dołączyć załącznik PEL-Z z podpisami wszystkich przedstawicieli spółki.