Krajowy System e-Faktur
Aktualnie można dobrowolnie korzystać z KSeF, jednak w przyszłości ma się to zmienić. Dobrowolność istnieje od stycznia 2022 roku do końca czerwca 2024 roku, z kolei obowiązkowej korzystanie z KSeF jest już pewne. Trzeba mieć na uwadze dwie daty wejścia w życie obowiązkowego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur:
- 1 stycznia 2025 roku - dotyczy podatników zwolnionych przedmiotowo i podmiotowo z VAT
- 1 lipca 2024 roku - dotyczy czynnych podatników VAT
KSeF to platforma teleinformatyczna, zapewniająca wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Podobne rozwiązanie prowadzone jest na bazie PEF, czyli systemu służącego do elektronicznej wymiany faktur w obrocie z instytucjami budżetowymi. Jednak pamiętajmy o tym, że te dwa programy działają niezależnie od siebie.
Jak wystawić fakturę w KSeF?
Jak wystawić fakturę w KSeF? To pytanie zadaje sobie każdy przedsiębiorca, który wcześniej nie korzystał z Krajowego Systemu e-Faktur. Na szczęście to zadanie jest bardzo łatwe. Przygotowanie do wystawienia faktury sprzedażowej odbywa się w kilku krokach. Musimy przede wszystkim przygotować fakturę merytorycznie, technicznie, przeprowadzić autoryzację użytkownika, a następnie wysłać fakturę. Faktem jest, że faktura może zostać odrzucona przez system wtedy, gdy struktura XML nie jest zgodna ze schematem faktury ustrukturyzowanej. Z kolei po przyjęciu faktury dochodzi do nadania numeru referencyjnego i otrzymania UPO z KSeF.
Warto wiedzieć, że przygotowanie merytoryczne dotyczy określenia opcjonalnych i wymaganych pól schemy. Dane do dokumentu mogą znajdować się w wielu systemach informatycznych, dlatego stawiajmy na sprawdzone rozwiązania. Dzięki temu uzyskamy pewność, że w każdej chwili możemy poprawić wszelkie nieprawidłowości. Ogromnie ważne jest to, że fakturę przygotować może jedynie osoba uprawniona. To oznacza posiadanie uprawnień w KSeF do wystawiania dokumentacji. Po stworzeniu faktury wysyłamy ją do KSeF, a po weryfikacji zostaje ona przyjęta lub odrzucona. System bazuje na obowiązujących schematach, których musimy przestrzegać.
Dokumentowanie w KSeF
Odpowiednie dokumentowanie w KSeF to kolejna kwestia, która interesuje przedsiębiorców. Aby skorzystać z wystawiania faktur w tym systemie, trzeba uwierzytelnić się w wersji produkcyjnej. To zadanie wykonamy certyfikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Oczywiście istnieje możliwość nadania uprawnień osobie trzeciej, dzięki czemu może ona wystawiać dokumenty, przeglądać uprawnienia i nimi zarządzać. Nie bez znaczenia jest to, że dokumentowanie w KSeF daje przedsiębiorcom wiele korzyści. Co można uzyskać?
Najważniejszymi zaletami wyłącznego dokumentowania w Krajowym Systemie e-Faktur są z pewnością:
- Bezpieczeństwo przechowywania danych w bazie MF, które są dostępne nawet w razie zagubienia lub zaginięcia dokumentów (nie musimy wystawiać duplikatów dokumentów)
- Szybszy termin zwrotu VAT (w ciągu 40 dni, natomiast podstawowy termin to 60 dni)
- Ujednolicenie wyglądu faktury, co przekłada się na łatwiejszą weryfikację otrzymywanych dokumentów i ich księgowanie w odpowiednim systemie
- Automatyczne przekazanie dokumentów między kontrahentami
Jak widzimy, Krajowy System e-Faktur może dać nam wiele korzyści, które warto poznać już teraz. Przedsiębiorcy niejednokrotnie decydują się na dobrowolne korzystanie z KSeF, przy czym trzeba pamiętać o datach wejścia w życie obowiązkowego korzystania z platformy. Jest ona dosyć łatwa w obsłudze, dlatego każdy przedsiębiorca poradzi sobie z tym zadaniem. Ponadto musimy zwracać uwagę na ciągle zmieniające się przepisy prawne, które mogą dotyczyć wskazanej platformy.