Kandydatami do nagrody mogą być osoby pracujące w muzeach, których główna siedziba zlokalizowana jest na terenie województwa pomorskiego lub osoby współpracujące z tymi muzeami. Możliwość ich zgłoszenia przysługuje nie tylko instytucjom kultury, ale również stowarzyszeniom i związkom twórczym, organizacjom pozarządowym, organom administracji publicznej, szkołom wyższym i artystycznym czy mediom.
Zgłoszenia należy nadsyłać mailem na adres: [email protected], a następnie oryginały dokumentów pocztą na adres: Sylwia Parais, ul. Toruńska 1, 80-822 Gdańsk z dopiskiem „Pomorska Nagroda Muzealna 2025”. Spośród nadesłanych zgłoszeń kapituła przyzna trzy równorzędne nagrody główne oraz jedno lub dwa wyróżnienia. Laureatów poznamy podczas gali organizowanej z okazji Międzynarodowego Dnia Muzealnika.