W artykule tym omówimy, jak uniknąć wycieku danych z wycofanych nośników w korporacjach, jakie procedury wdrożyć, oraz jakie technologie i narzędzia mogą pomóc w skutecznej ochronie danych w procesie usuwania i unieszkodliwiania nośników.
1. Dlaczego wycofane nośniki stanowią zagrożenie?
Wycofane nośniki danych, takie jak stare dyski twarde, komputery, urządzenia mobilne, pamięci USB i taśmy magnetyczne, mogą stanowić poważne zagrożenie, jeśli nie zostaną odpowiednio usunięte lub zabezpieczone. Nawet jeśli nośnik wydaje się być nieużywany, dane na nim zapisane mogą być odzyskane przez osoby o złych intencjach. Współczesne narzędzia do odzyskiwania danych są bardzo zaawansowane i mogą przywrócić dane, które zostały usunięte tradycyjnymi metodami.
2. Kluczowe ryzyka związane z wycofywaniem nośników danych
a) Niepełne usunięcie danych
Często pracownicy lub osoby odpowiedzialne za usuwanie danych z nośników mogą popełnić błąd polegający na jedynie "sformatowaniu" dysku lub usunięciu plików, co w rzeczywistości nie eliminuje fizycznie danych. Doświadczony użytkownik może użyć narzędzi do odzyskiwania danych, aby przywrócić te informacje.
b) Niewłaściwa utylizacja nośników
Nieodpowiednia utylizacja wycofanych nośników – na przykład wyrzucenie ich do zwykłego kosza, przekazanie nieupoważnionym osobom lub sprzedaż urządzeń bez uprzedniego usunięcia danych – może prowadzić do wycieku wrażliwych informacji.
c) Złośliwe oprogramowanie i hakowanie
Nośniki, które nie zostały odpowiednio zabezpieczone, mogą zawierać złośliwe oprogramowanie, które umożliwia dostęp do firmowej sieci. Ponadto, wycofane nośniki mogą zawierać dane o zabezpieczeniach, które pomogą hackerom w przeprowadzeniu ataku.
3. Jak uniknąć wycieku danych z wycofanych nośników?
a) Wdrożenie polityki bezpieczeństwa danych w firmie
Każda organizacja powinna mieć opracowaną politykę bezpieczeństwa danych, która szczegółowo określa procedury dotyczące usuwania i utylizacji nośników danych. Polityka ta powinna obejmować:
- Określenie, jakie dane wymagają usunięcia po zakończeniu okresu użytkowania nośnika (np. dane osobowe, dane wrażliwe, dane finansowe).
- Wytyczne dotyczące metody usuwania danych, aby upewnić się, że wszystkie dane zostały fizycznie i trwałe usunięte.
- Regularne audyty i kontrole, które będą monitorować proces wycofywania nośników oraz zapewniać zgodność z polityką.
b) Zastosowanie odpowiednich metod usuwania danych
Zanim nośnik danych zostanie wycofany i unieszkodliwiony, należy upewnić się, że dane zostały odpowiednio usuniete lub zniszczone. Istnieje kilka metod, które mogą zapewnić, że informacje są trwale usunięte:
- Niszczenie fizyczne nośników – najpewniejszym sposobem na trwałe pozbycie się danych jest zniszczenie nośnika, np. przez rozdrabnianie dysków twardych (tzw. "shredding"). Jest to skuteczna metoda, która gwarantuje, że dane nie będą mogły zostać odzyskane.
- Niszczenie magnetyczne – za pomocą urządzeń do degaussingu, które demagnetyzują nośniki magnetyczne (np. dyski twarde, taśmy magnetyczne), można skutecznie zniszczyć dane zapisane na tych nośnikach.
- Zastosowanie oprogramowania do bezpiecznego usuwania danych – programy takie jak DBAN (Darik's Boot and Nuke), Blancco czy Eraser umożliwiają trwałe usuwanie danych poprzez wielokrotne nadpisywanie nośnika w sposób, który sprawia, że dane nie mogą zostać odzyskane.
- Szyfrowanie danych przed usunięciem – przed usunięciem danych warto je zaszyfrować, co utrudni ich odzyskanie, nawet jeśli nośnik trafi w niepowołane ręce.
c) Wykorzystanie usług zewnętrznych firm specjalizujących się w usuwaniu danych
W przypadku dużych organizacji, które muszą regularnie wycofywać nośniki, warto rozważyć zlecenie tego procesu specjalistycznym firmom, które oferują usługi niszczenia danych. Firmy te mają odpowiednią wiedzę, sprzęt i certyfikaty, które gwarantują, że dane będą usunięte w sposób zgodny z obowiązującymi normami i przepisami prawnymi. Współpraca z profesjonalistami minimalizuje ryzyko błędów i zapewnia bezpieczeństwo.
d) Wdrożenie systemu zarządzania nośnikami danych (MDM)
Systemy Mobile Device Management (MDM) pozwalają na zarządzanie urządzeniami mobilnymi i nośnikami danych w firmie. MDM umożliwia monitorowanie statusu urządzeń, zdalne usuwanie danych oraz zapobieganie ich wyciekowi, nawet jeśli urządzenie zostało zgubione lub skradzione. Dzięki takim systemom można również wprowadzić politykę szyfrowania danych przechowywanych na urządzeniach mobilnych i nośnikach USB, co dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo.
e) Edukacja i szkolenie pracowników
Edukacja pracowników na temat zagrożeń związanych z wyciekiem danych oraz najlepszych praktyk w zakresie usuwania nośników jest kluczowa. Regularne szkolenia z zakresu bezpieczeństwa IT pomagają pracownikom zrozumieć znaczenie odpowiedniego zarządzania nośnikami danych i zapobiegają przypadkowym błędom, które mogą prowadzić do wycieku informacji.
4. Zgodność z przepisami prawnymi
Wiele krajów, w tym państwa Unii Europejskiej, posiada przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, takie jak RODO (GDPR), które nakładają obowiązki na organizacje w zakresie przechowywania, przetwarzania i usuwania danych osobowych. Niezgodność z tymi przepisami może skutkować poważnymi sankcjami finansowymi i prawnymi. W związku z tym korporacje muszą przestrzegać odpowiednich standardów i procedur dotyczących usuwania nośników danych, aby uniknąć naruszeń przepisów prawa.
Zabezpieczenie danych przed wyciekiem z wycofanych nośników to kluczowy element zarządzania bezpieczeństwem informacji w każdej organizacji. Wdrożenie odpowiednich procedur, stosowanie nowoczesnych metod usuwania danych, wykorzystanie profesjonalnych usług i systemów zarządzania nośnikami oraz edukacja pracowników to podstawowe kroki, które pozwolą uniknąć ryzyka wycieku danych. Tylko poprzez kompleksowe podejście do zarządzania nośnikami danych, które obejmuje zarówno technologie, jak i odpowiedzialność organizacyjną, firmy mogą zapewnić bezpieczeństwo swoich danych i ochronić się przed poważnymi konsekwencjami związanymi z naruszeniem prywatności czy utratą danych.
Konsultacji technicznych udzielili pracownicy Megaserwis S.C. oraz Raid Recovery LAB